miércoles, 12 de marzo de 2008
ELABORACION DE UNA CIRCULAR
PRIMER PASO : MÀRGENES
Superior: entre 3 cm y 4 cm
inferior : entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
encabezado de las pàginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
La zona 1 : es el espacio destinado para elaborar la razòn la social y el logotipo.
MEDIDAS 14 cm horizontal y vertical entre 3 y 4 cm.
MEDIDAS 14 cm horizontal y vertical entre 3 y 4 cm.
zona 2: es el espacio destinado para la dirreciòn, apartado, tèlmex, telèfono, fax, direcciòn electrònica, NIT. puede abarcar todo el ancho de la pàgina . observa la FIG 1
SEGUNDO PASO: DENOMINACIÒN DE CIRCULAR
LA CIRCULAR INTERNA: da a conocer internamente actividades. observa la FIG 2
LA CIRCULAR EXTERNA: Es personalizada para da el mismo contenido, esta es una carta circular. NIT 3393
TERCER PASO: NÙMERO (REFERNCIA).
La numeraciòn puede ser la consecutiva para para correspondencia o independiente para circular. Se escribe de dos a tre interlineas de la palabra CIRCULAR.
EJEMPLOS:
CIRCULAR
0103-172
CIRCULAR
RH-172
CUARTO PASO: FECHA
El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envìo se escribe de 2 a 3 interlìneas del nùmero ( referencia), la ciudad en (MI) enseguida el dìa en nùmero el mes y el año en union con la palbra (de). NTC 3393.
EJEMPLO:
Bogotà, 24 de diciembre de 2008
QUINTO PASO:DESTINATARIO
Se escribe a 3 interlineas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado en MF, se escribe el grupo destinatario de la circular.
EJEMPLO:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
QUINTO PASO: ASUNTO
El asunto puede ser opcional es la sintesis del tema mìnimo 4 palabras, a tres renglones del destinatario.
se escribe asunto en MI y seguida de dos puntos.
EJEMPLO:
Asunto: Fiesta de navidad
SEXTO PASO: TEXTO
Se elabora despues de 3a 4 interlineas del asunto, se de justificar cuando damos por terminado el texto.
se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
EJEMPLO:
Con agrado informamos al personal.......
SÈPTIMO PASO: PÀGINAS SUBSIGUIENTES
La lìnea de identificaciòn que va en la parte superior de la hoja siguiente puede contener el grupo destinatario, opsionalmente la fecha abreviada o el nùmero (referencia) còdigo de dependencio con o sin nùmero.
Se inicia de 2 a 4 interlìneas del encabezado.
LA ÙLTIMA PÀGINA DEBE TENER COMO MÌNIMO, EL PÀRRAFO DE CIERRE ANTES DE LA DESPEDIDA.
EJEMPLO:
MÀRGEN IZQUIERDO MÀRGEN DERECHO
para todo el personal 2
para todo el personal 96-10-15 2
para todo el personal 41235 2
DTH-41235 2
OCTAVO PASO: DESPEDIDA
Se escribe a 2 interlìneas del texto siempre va contra el margen izquierdo, se escribe algo cortes seguido de una coma o terminadas en punto.
EJEMPLO:
Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.
NOVENO PASO: REMITENTE
Se sitùa de 4 a 6 interlìneas en seguida de la despedidad en MF, el cargo se anota a u1 interlìnea del nombre con MI.
SE RECOMIENDA FIRMAR A MANO.
¿SABIAS QUE ES UNA CIRCULAR?
la circular se divide en dosLA CIRCULAR INTERNA O GENERAL:
Comunicaciòn con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polìticas, disposiciones,òrdenes y asuntos de interès comùn.
LA CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR:
comunicaciòn con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proovedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de caràcter general.
viernes, 29 de febrero de 2008
PRODUCCION DOCUMENTAL
DOCUMENTOS, ARCHIVO Y DEMAS.....Al crecer una oficina, es necesario organizar los documentos que son parte del acervo de la misma, es por ello que una de las formas mas sencillas de hacerlo es a través de lo que se conoce como Intranet, donde una Computadora funciona como Servidor de Archivos y en ella se guardan los Documentos pertinentes.
¿QUE ES UN ARCHIVO?
Desde el punto de vista de la infomática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Desde el punto de vista de la infomática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
La mecanografia es quizas lo mas importante en la elaboracion de documentos nosotros como aprendices tenemos el reto de digitar 60 palabras por minuto, la mecanografia se aprende teniendo en cuenta el teclado guia.
SERVICIO AL CLIENTE
Todos reconocen que este es un aspecto importante para el éxito de toda empresa, sea cual sea su actividad. Es un tema sobre el cual se escribe demasiado, se presentan muchos seminarios, se habla por todos lados, pero lamentablemente pocos entienden y se practica mucho menos.
Elementos Del Servicio Al Cliente
¿QUE ES EL SENA?
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) fue creado el 21 de junio de 1957, empresarios e iglesia católica con el apoyo de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
El SENA presta el servicio de Formación Profesional Integral gratuita.
¿ESTA PRESENTE EN?
Todas las regiones del país, dispone de una amplia infraestructura de talleres y laboratorios para beneficiar a empresas de todos los niveles tecnológicos. En los Consejos Directivos y en los Comités Técnicos de sus Centros de Formación, participan los empresarios y los gremios productivos.
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